You are here

Jak najlepiej zorganizować obieg dokumentów firmowych, do czego mogą przydać się systemy workflow.

W dużych firmach robiących większe ilości zakupów codziennie pojawia się pewna ilość dokumentów. Dostarczane są one różnymi sposobami, niekiedy może to być razem z towarem, czasami oddzielnie pocztą czy mailem, a niekiedy będzie to nawet kilka tygodni po dokonaniu zakupu. Czasami może się pojawić ich spiętrzenie w niektórych okresach, często może to być na końcu miesiąca, kiedy wiele firm będzie dopełniać formalności z poprzedniego okresu.


dokumenty
Author: Dvortygirl
Source: http://www.flickr.com
Przetwarzanie w sposób ręczny tak dużej liczby dokumentów nie tylko wymaga dużych zasobów pracowniczych, lecz również może powodować rozmaite błędy i opóźnienia. A to z kolei będzie się przekładało na kolejne procesy, w tym na ściąganie należności od kontrahentów. Z tego też powodu firmy w wielu przypadkach decydują się na wdrożenie odpowiedniego oprogramowania, które pomaga im w odpowiednim zarządzaniu fakturami zakupowymi i innymi dokumentami, które będą się pojawiały w firmie. Za jego pomocą procesy ewidencji i kontroli dokumentów wykonywane są znacznie szybciej, a dodatkowo wymagają znacznie mniejszych pracowniczych zasobów. Oprogramowanie wspierające workflow faktur w zależności od producenta posiadać może różne funkcjonalności, lecz pewne elementy są obecne praktycznie wszędzie - workflow faktur. Najważniejszą rzeczą jest możliwość wykonywania skanów dokumentów w celu przechowywania ich w formie elektronicznej. Coraz więcej dokumentów dostarczanych jest właśnie w takiej formie, jednak te papierowe przerobić trzeba na cyfrową w celu możliwości dalszego zarządzania nimi.

komputer
Author: Innalibra
Source: http://www.flickr.com
Bardzo przydaje się również mechanizm odczytywania tekstów ORC, dzięki niemu treść wszystkich dokumentów widoczna od razu będzie bez konieczności mozolnego ich przepisywania przez ludzi. Najczęściej tego typu systemy będą także miały możliwość zintegrowania ze stosowanymi w firmach systemami ERP. Przez to faktury jakie się zarejestruje w systemie workflow dostępne będą także w reszcie działów, przykładowo w przyjęciach albo księgowości. W skali firmy oszczędności na tym, że dokumenty są od razu wprowadzone daje ogromnie dużo korzyści - pomocne wskazówki.
Drupal theme by pixeljets.com D7 ver.1.1